Krajowy System e-Faktur

Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF, to centralny i oficjalny system opracowany przez Ministerstwo Finansów, służący do wystawiania, odbierania oraz przechowywania faktur w postaci elektronicznej.

W praktyce oznacza to, że faktura „ksefowa” nie jest już papierem ani plikiem PDF, lecz plikiem XML o określonej strukturze – tzw. fakturą ustrukturyzowaną (obecnie w wersji FA(3)).

Każda faktura, która zostanie wysłana do KSeF i przyjęta przez system, otrzymuje swój unikalny numer KSeF. Ten numer potwierdza, że dokument został wystawiony w KSeF. Dzięki temu nie ma już – w przypadku krajowych transakcji B2B – potrzeby wysyłania faktury e-mailem czy drukowania jej w celu dostarczenia kontrahentowi, odbiór odbywa się automatycznie w systemie. W przypadku transakcji B2C (konsumenckich), dla których podatnik zdecydował się dobrowolnie wysyłać faktury do KSeF (nie jest to obowiązkowe), a także w przypadku transakcji B2B z zagranicznymi kontrahentami, faktura „ksefowa” powinna być doręczona nabywcy w sposób uzgodniony (najczęściej poza KSeF, np. w formie pliku PDF wysyłanego mailem).

Obowiązek stosowania KSeF w zakresie wystawiania faktur sprzedażowych obejmie co do zasady wszystkich krajowych podatników VAT, wystawiających faktury na rzecz podmiotów innych niż konsumenci (B2B). Dotyczy to zarówno czynnych podatników VAT, jak i firm korzystających ze zwolnienia (np. drobnych przedsiębiorców zwolnionych z VAT ze względu na niskie obroty, lekarzy, rolników ryczałtowych).

Od 1 lutego 2026 r. systemem będą objęte – w zakresie faktur sprzedażowych – duże i średnie firmy (ponad 200 mln zł obrotu), natomiast od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali przedsiębiorcy.

Najmniejsze firmy będą mogły do końca 2026 r. wystawiać tradycyjne faktury (papierowe lub np. w PDF), o ile ich łączna miesięczna wartość nie przekroczy 10 000 zł brutto.

Należy jednak pamiętać, że odbieranie faktur przez KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców już od 1 lutego 2026 r. Oznacza to, że nawet jeśli jeszcze nie będziesz wystawiać faktur w KSeF, to od lutego 2026 r. twoi kontrahenci mogą już wysyłać ci faktury właśnie tą drogą.

Transakcje konsumenckie (B2C) mogą być dobrowolnie dokumentowane fakturą, która trafia do KSeF, ale nie muszą.

Faktura w KSeF ma postać pliku XML zgodnego z oficjalnym wzorem, tzw. schemą (obecnie w wersji FA(3)). Zawiera ona wszystkie dane, które dotychczas widniały na zwykłej fakturze: dane sprzedawcy i nabywcy, pozycje sprzedażowe, kwoty, podatki, itd.

Faktura otrzymuje numer KSeF, który nie jest widoczny wewnątrz pliku, lecz stanowi jego zewnętrzny identyfikator w systemie. Od 2027 r. numer KSeF będzie trzeba umieszczać w tytułach przelewów bankowych pomiędzy podatnikami VAT czynnymi oraz w płatnościach w mechanizmie podzielonej płatności (MPP).

Każda przyjęta faktura jest przechowywana w systemie przez 10 lat. Nie można jej usunąć, edytować ani podmienić – ewentualne błędy koryguje się przez wystawienie faktury korygującej.

W trybie podstawowym, czyli online, przedsiębiorca przygotowuje fakturę w swoim programie lub w aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF, e-mikrofirma, Aplikacja Mobilna KSeF). Po wysłaniu dokumentu system weryfikuje tzw. poprawność semantyczną faktury (zgodność z oficjalną schemą), nadaje numer KSeF i zwraca tzw. UPO, czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru.

Zgodnie z przepisami datą wystawienia faktury sporządzonej w trybie online jest data przesłania jej do KSeF. Datą otrzymania faktury jest data nadania jej numeru KSeF. Obie daty można sprawdzić w UPO oraz w oficjalnej Aplikacji Podatnika KSeF.

KSeF nie przewiduje potwierdzania lub odrzucania faktur przez nabywcę. KSeF nie wysyła również powiadomień o nowych fakturach, które pojawiły się w systemie na koncie danego podatnika.

Korzystanie z systemu wymaga uwierzytelnienia (zalogowania).

W przypadku osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą pierwsze logowanie najczęściej odbywa się za pomocą Profilu Zaufanego (lub ewentualnie podpisu kwalifikowanego). Pozostałe podmioty (np. spółki) mogą do pierwszego zalogowania użyć pieczęci kwalifikowanej na NIP. Jeśli jej nie mają, składają elektroniczny formularz ZAW-FA, w którym wyznaczają tzw. administratora KSeF. Administratorem KSeF wskazanym w ZAW-FA jest zawsze osoba fizyczna. Administrator KSeF może zalogować się do KSeF używając Profilu Zaufanego lub Podpisu Kwalifikowanego (tak jak przedsiębiorca prowadzący JDG).

Po pierwszym zalogowaniu do KSeF przedsiębiorca może nadać kolejne uprawnienia (np. dla swoich pracowników lub dla biura rachunkowego). Uprawnienia można nadawać selektywnie (np. tylko do pobierania faktur) lub łącznie (np. zarówno do pobierania, jak i do wystawiania faktur).

W przypadku systemów zintegrowanych (np. programy księgowe) do łączenia się z KSeF wykorzystuje się Certyfikaty KSeF lub tokeny, które pełnią funkcję elektronicznych kluczy. Tokeny będą funkcjonowały tylko do końca 2026 r., dlatego warto od razu rozważyć używanie Certyfikatów KSeF. Certyfikaty KSeF oraz tokeny można wygenerować w Module Certyfikatów i Uprawnień, a od 1 lutego 2026 r. w Aplikacji Podatnika KSeF.

Zaleca się, aby regularnie przeglądać listę nadanych uprawnień i usuwać te, które nie są już potrzebne.

Po wdrożeniu KSeF sposób pracy z biurem rachunkowym się zmieni. Co do zasady nie będzie już praktykowane przesyłanie faktur e-mailem ani przekazywanie segregatorów papierowych (za wyjątkiem faktur, które nadal będą wystawiane / odbierane poza KSeF).

Jednym z najczęściej spotykanych rozwiązań będzie takie, w którym przedsiębiorca sam wystawia swoje faktury sprzedażowe w KSeF i w związku z tym nie nadaje biuru rachunkowemu uprawnienia do wystawiania faktur.

Biuro rachunkowe, aby przygotować rozliczenie, będzie musiało natomiast uzyskać dostęp do wszystkich faktur obsługiwanego klienta – zarówno sprzedażowych, jak i zakupowych. Aby biuro rachunkowe miało dostęp do faktur w KSeF, klient albo musi upoważnić biuro do ich pobierania, albo w inny uzgodniony sposób przekazać je biuru (np. przy pomocy dedykowanego narzędzia, tzw. huba, do którego klient sam wgrywa faktury). Faktury spoza KSeF (np. faktury zakupowe od zagranicznych kontrahentów) będą przekazywane do biura rachunkowego w uzgodniony z biurem sposób.

Niezależnie od tego, w jaki sposób biuro rachunkowe będzie uzyskiwało dostęp do faktur klienta, właściciel firmy lub wskazany pracownik powinien zawsze sprawdzić, czy otrzymane w ramach KSeF faktury rzeczywiście dotyczą jego zakupów i czy są zgodne z ustaleniami z dostawcami. Dopiero po takiej weryfikacji biuro może te faktury zaksięgować. W ten sposób każdy odpowiada za to, na co ma realny wpływ: przedsiębiorca za treść faktury, a biuro za jej poprawne ujęcie w ewidencji.